我之前介绍过 Notion 这款产品，它很好用，是一个不错的生产力工具。但是，在实际工作场景中我已经换到了钉钉文档。

过去半年我作为产品顾问参与的一个项目就是用钉钉文档作为协作工具，算是全面深入体验了这款产品。

(资料图片)

（一）

钉钉文档的产品矩阵其实分为两大类，一个是内容创作、另一个是知识管理。

最近钉钉文档更新了两个新的创作功能，一个是「白板」，另一个是「多维表」。

白板功能是一个提供自由、无序表达的工具，用户可以在一张无边界的画布上查看、编辑，涂鸦、连线，同时还支持多人共享协作。

比如，我在和团队开远程产品脑暴会的时候就有这样的场景，以前是用纸和笔写下来然后放到镜头前表达，这个过程就略显麻烦，而且关键是表达而内容无法留存。

现在用这种在线白板的形式就可以直接多人自由表达，会议结束后可以把白板上的内容直接嵌入钉钉文档，以数据化的方式沉淀下来。

包括这篇文章，当我在构思结构和内容时，就会用白板把想法表达出来，之后再做有序化整理。

另外一个新功能是「多维表」，虽然叫多维表，但它并非传统意义上的二维表格。在我看来，多维表更像是一个具备基础功能的动态数据库。

这是一款以表格为基础的效率工具，融合了可视化视图、在线协作、低代码的特点。

从产品角度看，表格、文档、白板、多维表、脑图等，都是钉钉文档创作能力丰富度的体现。

（二）

早期我对钉钉文档的印象还是基于 WPS 的在线编辑器，那时候的体验其实并不好。

后来，钉钉文档的产品做了升级，往一种类 Notion 的企业协作平台发展。

对于在线协作平台产品来说，产品价值体现在让用户更好的创作和协作。

我发现，钉钉文档除了在线文档理应具备的在线的Word、Excel、PPT、脑图这些创作工具之外，也在用开放连接和高效工具去提升创作以及协作的效率。

做过技术的读者知道，当你在一些 IDE 编辑器里输入「/」斜线时可以唤起自带的工具方法 API，能很方便地调用已有的能力。

在钉钉文档里，用户可以输入「/」连接脑图、流程图、公式、计时器、OKR 等超过 50 多种元素，还可以连接企业内部的业务平台、OA 等系统。业务系统也能植入到文档里来，可以说是相当开放了。

此外，钉钉把文档与日程、聊天、会议、代办、Teambition 都打通了。

在我们基于钉钉文档的协作实践中有一个感受，那就是很多工作流基本上不用离开文档界面。

在文档里工作时，不用离开界面直接@某个人、下一个待办任务，这些信息流都会推送到对话框、Teambition 任务里。一个日程、一个群、一个代办、一份文档，便解决了过往耗费很多时间与资源才能实现的协作难题。

碰到需要宣讲演示的场景，也不用离开文档去打开 PPT 工具，直接用钉钉文档自带的小剪刀功能对文档进行自主分页，就可以让一份文档变成 PPT，不必为排版和做动画而困扰。

在文档里还可以插入闪记功能，不仅可以实现文字实时转写，还可以识别不同人的发言，会后回顾内容时效率大增。

另外，如果碰上跨语言协作，还可以使用支持 21 种语言的翻译功能，生成的翻译结果还支持原文对照。

这些，都是钉钉文档内容创作能力板块下高效工具的体现。

（三）

在企业级产品领域，市面上的工具已经非常丰富了，比如石墨文档、语雀、ProcessOn、Tower 等，因此也产生了大量的可沉淀知识资产。

那么，如何通过产品去沉淀和传承知识资产，以及让知识更高效的流转起来，就成了另一个问题。

说一个我实际面临的场景问题。

我在平时工作中产生的信息和文档都散布在各种单聊、群聊、邮件、会议记录中。时间一长，就会产生信息膨胀和流失，而且那些可复用的知识资产也会沉没下去。

为了解决这个问题，我看到钉钉文档在产品层面的另一个重大变化，就是知识管理平台的打造。

这里要提一个理念，沟通即协作。钉钉里很多协作都是在沟通过程中完成的，尤其是对群聊的使用。

因此，可以在群聊中插入一个「知识库」，这么一来就可以在群里进行文档协作，或是快速访问和搜索知识库内容。

群知识库还可以把分散在多群中的文件文档进行汇总，沟通过程中产生的各种文档都可以被统一保存下来。

此外，在知识库基础上推出了「知识小组」功能，可以支持零代码自定义搭建，可以按照项目和主题归类知识，很好满足了企业和组织对知识沉淀的诉求。

平时协作过程中产生的文档、会议纪要、日志，都可以一键转存到知识库中，以文件夹的方式分类，进而可以通过目录树来管理。

在以前的传统方式下，企业内部做知识管理的方式无非就是将重要资料上传到网盘然后以共享文件的方式发给大家。这种方式既无法确保知识更新的即时性，也无法将知识很好地结构化。

时间一长，这些共享文件就没人看了，变成静态的了，自然就沉没下去了。

钉钉文档提供的知识管理方案在知识的流动性和结构化上做得更好，每一次更新都有推送，跟群聊打通，真正把知识盘活了。

钉钉的知识沉淀做得相对比较灵活，首先是查找，支持传统目录树和书本模式，也支持脑图结构和双向链接，可以生成一份相互关联的知识图谱，让我找一份文档时可以直接定位到相关的一串文档。

另外一点就是知识小组，这个有点像知识主页。那些被改动、被高频查阅的文档都会在主页上呈现出来，让知识动起来。

（四）

其实钉钉并不是同类竞品中最先开始做知识管理的，但是，它正在慢慢形成一种体系化的知识创作、协作和管理方式。

既要能激发员工主动创作，驱动他们把隐性知识转变为显性知识沉淀下来并且在部门间分享，又要具备从顶层去看组织的知识是如何管理的能力，这是有挑战的。

为此，钉钉提供了更好用的工具，提供了更体系化的知识管理方案，而且他们在持续努力。

总结下来，我觉得钉钉文档吸引我的主要有以下几点。

第一是丰富的工具，录音笔、翻译、画板，以及在线word、Excel、PPT的三件套，让我不必再去找多个工具，一站式解决我所需要的问题。

第二，是体验达到了不错的水平，整体已经比较顺畅。体验是由很多个细节组成的，整体感觉就是书写起来确实很流畅。

第三，在文档中@一个人或下发一个任务，这种复合功能带来的联动狠方便地让同事进来一起协作。

另外，就是比较多样、灵活的知识管理。对于我们这种需要高密度信息的工作来讲，需要沉淀大量的信息，并且要能快速的定位、找到它，这很实用。

作为一款已经有 6 亿用户的产品，钉钉一直在进化和迭代。我相信不止我一个人对它产生过偏见，但如果持续观察并体验一款产品，你会看到它的变化。

任何一款产品在进化过程中都会经历这个阶段，更何况是一款 B 端产品。

但是，复杂带来的机会是可以抽丝剥茧，真正沉淀下来那些有价值的部分，虽然这个过程很痛苦。

所以，钉钉一定会做减法，减法带来的结果就是简单，而简单意味着效率。

产品如人，处于发展期的产品从来不是静态的，而是动态进化的，这背后是产品团队对于产品方向和理念的落地和持续完善。

好的产品需要时间，祝福钉钉。

关键词： 知识管理 共享文件